Ochrona danych osobowych w firmie nie zależy wyłącznie od dobrze przygotowanej polityki bezpieczeństwa, umów powierzenia i zabezpieczeń informatycznych. Nawet najlepsza dokumentacja nie będzie skuteczna, jeżeli pracownicy nie będą wiedzieli, jak stosować ją w codziennej pracy.
To właśnie człowiek wysyła wiadomość do niewłaściwego odbiorcy, pozostawia dokumenty na drukarce, udostępnia hasło współpracownikowi albo nie zgłasza na czas podejrzanego zdarzenia.
Dlatego szkolenie RODO dla pracowników powinno być jednym z podstawowych elementów systemu ochrony danych.
Czy szkolenia RODO są obowiązkowe?
RODO nie wprowadza jednego, identycznego dla wszystkich przedsiębiorców szkolenia, nie określa jego minimalnej liczby godzin ani nie wskazuje wzoru obowiązkowego certyfikatu.
Administrator i podmiot przetwarzający mają jednak obowiązek wdrożyć odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, zapewnić bezpieczeństwo danych oraz zadbać, aby osoby działające z ich upoważnienia przetwarzały dane zgodnie z otrzymanymi poleceniami. W organizacjach, które wyznaczyły Inspektora Ochrony Danych, jego zadania związane z monitorowaniem zgodności obejmują także działania podnoszące świadomość i szkolenie personelu.
Europejska Rada Ochrony Danych wskazuje, że osoby mające dostęp do danych powinny znać ryzyka związane z prywatnością, stosowane zabezpieczenia i możliwe konsekwencje niewłaściwego postępowania. Podnoszenie świadomości może obejmować szkolenia, regularne aktualizacje procedur i wewnętrzne komunikaty.
W praktyce trudno wykazać właściwe wdrożenie zasad ochrony danych, jeżeli pracownik otrzymał jedynie upoważnienie i dokument do podpisu, ale nikt nie wyjaśnił mu, jak powinien postępować.
Kogo należy szkolić z RODO?
Szkoleniem powinny zostać objęte osoby, które w związku z wykonywaniem obowiązków mają dostęp do danych osobowych.
Dotyczy to między innymi:
- pracowników administracji i sekretariatu,
- działów kadr i płac,
- księgowości,
- recepcji i obsługi klienta,
- działów sprzedaży i marketingu,
- pracowników IT,
- osób korzystających z monitoringu,
- pracowników placówek medycznych i aptek,
- nauczycieli i pracowników oświaty,
- kadry kierowniczej,
- osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych,
- praktykantów i osób zatrudnianych na okres próbny.
Zakres szkolenia nie powinien być jednak taki sam dla wszystkich.
Pracownik recepcji potrzebuje innych przykładów niż informatyk, specjalista HR, lekarz, farmaceuta czy pracownik marketingu. Najlepsze efekty daje szkolenie oparte na rzeczywistych procesach i sytuacjach występujących w organizacji.
Co powinno obejmować szkolenie RODO?
Podstawowe szkolenie dla pracowników może obejmować:
- najważniejsze zasady przetwarzania danych,
- rozpoznawanie danych osobowych,
- szczególne kategorie danych,
- odpowiedzialność pracownika,
- zasady udostępniania danych,
- bezpieczną pracę z dokumentacją papierową,
- korzystanie z poczty elektronicznej,
- tworzenie i zabezpieczanie haseł,
- zasady pracy zdalnej,
- korzystanie z urządzeń przenośnych,
- postępowanie z nośnikami danych,
- niszczenie i usuwanie dokumentów,
- rozpoznawanie prób wyłudzenia informacji,
- zgłaszanie incydentów i naruszeń,
- realizację praw osób, których dane dotyczą.
Szkolenie powinno również wyjaśniać wewnętrzne procedury obowiązujące w danej firmie: do kogo zgłosić zdarzenie, gdzie przechowywać dokumenty, jak przekazywać dane i kto może podejmować decyzje w sprawach związanych z RODO.
Szkolenie RODO dla kadry zarządzającej
Osoby zarządzające organizacją lub zespołem powinny znać szerszy zakres zagadnień niż pozostali pracownicy.
Szkolenie dla kadry może obejmować:
- odpowiedzialność administratora,
- zasadę rozliczalności,
- podstawy prawne przetwarzania danych,
- obowiązki informacyjne,
- analizę ryzyka,
- powierzenie przetwarzania danych,
- ocenę dostawców i systemów,
- postępowanie z naruszeniami,
- realizację żądań osób,
- ochronę danych w procesach kadrowych,
- wdrażanie nowych technologii,
- uwzględnianie prywatności na etapie projektowania procesów.
Kadra zarządzająca podejmuje decyzje dotyczące narzędzi, usługodawców, zakresu zbieranych danych i sposobu organizacji pracy. Bez podstawowej wiedzy może nieświadomie zaakceptować rozwiązanie, które generuje zbędne ryzyko.
Kiedy należy przeprowadzić szkolenie?
Pierwsze szkolenie najlepiej przeprowadzić przed nadaniem pracownikowi dostępu do danych albo bezpośrednio po rozpoczęciu współpracy.
Szkolenie warto powtórzyć:
- okresowo, w terminach przyjętych przez organizację,
- po zmianie procedur,
- po wdrożeniu nowego systemu,
- po zmianie zakresu obowiązków,
- po wystąpieniu naruszenia lub poważnego incydentu,
- gdy audyt wykaże powtarzające się błędy,
- po istotnych zmianach prawnych albo organizacyjnych.
RODO nie wskazuje jednej obowiązkowej częstotliwości. Organizacja powinna ustalić ją z uwzględnieniem rodzaju danych, ryzyka, rotacji pracowników oraz specyfiki działalności.
W wielu firmach sprawdza się pełne szkolenie na początku współpracy, a następnie krótsze szkolenia przypominające, newslettery i komunikaty dotyczące wybranych zagrożeń.
Szkolenie stacjonarne czy online?
Obie formy mogą być skuteczne, jeżeli zostaną odpowiednio przygotowane.
Szkolenie stacjonarne pozwala:
- zadawać pytania prowadzącemu,
- omawiać konkretne przypadki z organizacji,
- przeprowadzić warsztaty,
- zaangażować kadrę zarządzającą,
- wspólnie przeanalizować procedury.
Szkolenie online sprawdza się szczególnie przy:
- wdrażaniu nowych pracowników,
- zespołach rozproszonych,
- pracy zdalnej,
- szkoleniach przypominających,
- konieczności przeszkolenia dużej grupy,
- potrzebie indywidualnego tempa nauki.
W praktyce dobrym rozwiązaniem może być połączenie obu form: podstawowy kurs online oraz okresowe warsztaty poświęcone problemom występującym w konkretnej organizacji.
Jak dokumentować szkolenia RODO?
RODO nie określa obowiązkowego wzoru dokumentacji szkoleniowej. W ramach zasady rozliczalności warto jednak zachować informacje pozwalające wykazać, że szkolenie rzeczywiście się odbyło.
Dokumentacja może obejmować:
- program szkolenia,
- datę i formę realizacji,
- listę uczestników,
- materiały szkoleniowe,
- wyniki testu,
- potwierdzenia uczestnictwa,
- certyfikaty ukończenia,
- raport z platformy e-learningowej.
Samo posiadanie certyfikatu nie przesądza jeszcze o jakości szkolenia. Najważniejsze jest to, czy program był dopasowany do wykonywanych obowiązków i czy uczestnik rozumie zasady, które powinien stosować.
Najczęstsze błędy
Do częstych problemów należą:
- szkolenie pracowników tylko raz, przy wdrożeniu RODO,
- identyczny program dla wszystkich stanowisk,
- nadmierne skupienie na definicjach i podstawach prawnych,
- brak praktycznych przykładów,
- pomijanie kadry zarządzającej,
- brak informacji o wewnętrznej procedurze zgłaszania incydentów,
- brak szkoleń dla współpracowników i praktykantów,
- ograniczenie wdrożenia do podpisania upoważnienia,
- brak udokumentowania udziału w szkoleniu.
Najlepsze szkolenie nie polega na zapamiętaniu numerów artykułów. Powinno pomóc pracownikowi rozpoznać zagrożenie i wiedzieć, jak zachować się w konkretnej sytuacji.
Świadomość pracowników jest elementem bezpieczeństwa
Pracownik, który zna zasady ochrony danych, szybciej zauważy nieprawidłowość, ostrożniej zweryfikuje odbiorcę wiadomości i nie będzie próbował ukrywać popełnionego błędu.
Regularne szkolenia pomagają budować kulturę, w której ochrona informacji jest częścią codziennej pracy, a nie wyłącznie obowiązkiem Inspektora Ochrony Danych.
Potrzebujesz szkolenia RODO dla zespołu?
Prowadzimy szkolenia stacjonarne i online dla pracowników, kadry zarządzającej oraz wybranych grup stanowisk. Program dopasowujemy do branży, procesów i ryzyk występujących w organizacji.
Skontaktuj się z nami i wybierz szkolenie odpowiednie dla Twojego zespołu.